Vos données
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 8 octobre 2026
oddy est fait pour les élus des CSE, dont les documents sont souvent confidentiels. Nous traitons le moins de données possible, nous ne les vendons pas, nous ne faisons ni publicité ni mesure d'audience, et l'employeur n'a jamais accès à l'espace d'un CSE.
1. Qui est responsable de vos données ?
oddy est édité par Zuria EI (voir les mentions légales). Contact pour toute question sur vos données : support@oddy.fr.
Deux situations sont à distinguer :
- Les comptes et la sécurité du service (identification des élus, connexion, e-mails de service, protection contre les abus) : oddy est responsable de traitement.
- Les contenus de chaque CSE (fiches des membres, procès-verbaux, notes, documents, enregistrements des réunions) : le CSE est responsable de traitement, et oddy agit pour son compte, comme sous-traitant (article 28 du RGPD). oddy traite ces données uniquement pour rendre le service demandé par le CSE.
- Les salariés inscrits aux informations d'un CSE : le CSE est responsable de traitement de sa liste, oddy est son sous-traitant (voir l'article 11).
2. Quelles données traitons-nous ?
- Compte : prénom, nom, adresse e-mail, mot de passe (jamais conservé en clair : haché avec Argon2id), réglages du code de sécurité, codes de secours (hachés) ; photo de profil si vous en ajoutez une (facultative, visible des seuls membres de vos CSE, effacée dès que vous la retirez).
- Fiches des membres du CSE, saisies par le CSE : civilité, nom, mandat, fonction au bureau, adresse e-mail, et, si le CSE la renseigne, l'étiquette syndicale.
- Contenus du CSE : procès-verbaux et leurs versions, notes de réunion, documents du coffre-fort, enregistrements des réunions et leurs transcriptions, journal d'activité de l'espace.
- Inscription d'un salarié aux informations d'un CSE : adresse e-mail et/ou identifiant de la conversation Telegram, prénom et groupes s'il les indique, dates d'inscription et de confirmation, version des conditions acceptées.
- Données techniques : adresse IP et données de connexion (journaux de sécurité, tentatives de connexion).
L'étiquette syndicale révèle une appartenance syndicale, donnée particulièrement protégée (article 9 du RGPD). Elle n'est traitée que pour figurer dans les documents du CSE et n'est jamais transmise à l'intelligence artificielle.
3. Pourquoi, et sur quelle base ?
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Fournir le service au CSE (espace, procès-verbaux, coffre-fort, rédaction assistée) | Exécution du contrat (ou de la convention de bêta-test) avec le CSE |
| Créer et sécuriser les comptes, envoyer les e-mails de service (invitation, code, mot de passe, notifications) | Exécution du contrat |
| Envoyer aux salariés inscrits les informations de leur CSE | Consentement du salarié (inscription volontaire, confirmée), retirable à tout moment |
| Protéger le service contre les accès frauduleux et les abus | Intérêt légitime (sécurité) |
| Répondre à vos demandes au support | Intérêt légitime |
oddy ne prend aucune décision automatisée vous concernant : les textes proposés par l'intelligence artificielle sont relus, corrigés et validés par les élus.
4. Intelligence artificielle (Mistral AI et OpenAI)
oddy ne fait appel à l'intelligence artificielle qu'à la demande d'un élu, et ne transmet que ce qui est nécessaire à la tâche demandée.
Rédaction (Mistral AI)
Pour rédiger un procès-verbal, oddy transmet à Mistral AI, société française, les éléments fournis par le CSE : documents de la réunion, notes, transcription de l'enregistrement, ainsi que le nom et le mandat des membres (désignés par un repère). L'étiquette syndicale n'est jamais transmise.
Pour améliorer la rédaction d'un courrier, d'un message aux salariés ou d'une publication de la page du CSE (bouton « Améliorer avec l'IA »), oddy transmet seulement l'objet ou le titre et le texte : ni l'expéditeur, ni les destinataires, ni leurs adresses.
- Mistral AI agit comme sous-traitant, dans le cadre de son accord de traitement des données.
- L'utilisation des données pour entraîner ses modèles est désactivée.
- Conservation nulle (« zero data retention ») activée pour oddy : Mistral AI ne conserve ni ne journalise les éléments transmis et les textes produits au-delà du temps nécessaire pour produire la réponse. oddy n'utilise que des services sans mémoire (lecture de documents, transcription, rédaction), jamais de modèle expérimental.
Affiches (OpenAI)
Lorsqu'un élu lance la création d'une affiche, oddy transmet à OpenAI, depuis son serveur de traitement, les textes saisis pour l'affiche (titre, texte, dates, lieu, tarifs…, pied de page avec les coordonnées du CSE), les consignes de style et le format. Rien d'autre : ni documents du coffre-fort, ni procès-verbaux, ni fiches des membres, ni coordonnées des salariés inscrits.
- Un modèle de texte d'OpenAI corrige l'orthographe et repère les marques, personnages et œuvres protégés, pour que l'illustration n'en reprenne rien ; un modèle d'image compose l'affiche. Les filtres de sécurité d'OpenAI examinent chaque demande.
- OpenAI agit comme sous-traitant d'oddy, dans le cadre de son accord de traitement des données. Selon ses engagements pour son API, OpenAI n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles et ne les conserve que le temps nécessaire à la détection des abus (30 jours au plus).
- OpenAI est établi aux États-Unis : le transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
- L'affiche produite est conservée dans l'espace du CSE (ses 6 dernières versions), jusqu'à sa suppression par le CSE.
- N'inscrivez sur une affiche aucune donnée personnelle de salarié.
5. Enregistrements des réunions
L'enregistrement d'une séance du CSE est prévu par l'article L2315-34 du Code du travail ; le CSE doit en informer les participants. Dans oddy :
- le fichier est chiffré dès sa réception, sur un serveur en Suisse ;
- il est transcrit par Mistral AI, qui distingue les voix ; les élus attribuent eux-mêmes un nom à chaque voix, et aucune empreinte vocale n'est conservée ;
- l'audio et ses extraits sont effacés dès la validation du procès-verbal, et au plus tard 90 jours après leur dépôt ; la transcription écrite est conservée avec le procès-verbal.
6. Qui a accès aux données ?
- Les membres du CSE, selon les droits que leur donne l'administrateur de leur espace.
- Les destinataires choisis par le CSE, par exemple le président pour la transmission d'un procès-verbal, par un lien personnel valable 30 jours.
- L'équipe d'oddy n'accède pas aux contenus des CSE, sauf à la demande expresse du CSE (assistance) ou en cas d'obligation légale.
- Nos prestataires, uniquement pour ce qui est nécessaire à leur mission :
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Infomaniak | Hébergement du site, des comptes et des bases de données ; serveur de traitement : coffre-fort chiffré, enregistrements, documents PDF ; sauvegardes chiffrées | Suisse |
| Brevo | Envoi des e-mails de service, des courriers que le CSE envoie par e-mail depuis oddy (bons de délégation, courriers) et des informations du CSE aux salariés inscrits | France (Union européenne) |
| Mistral AI | Lecture des documents, transcription, aide à la rédaction (procès-verbaux, courriers, messages aux salariés, publications de la page du CSE) | Espace économique européen : société en France, calcul en France, Suède, Norvège, Pays-Bas et Belgique |
| OpenAI | Création des affiches, à la demande d'un élu : reçoit les textes et les consignes de l'affiche (correction, repérage des œuvres protégées, composition de l'image) — voir l'article 4 | États-Unis (hors Union européenne), clauses contractuelles types |
| Telegram | Messages aux élus (rappels de l'agenda) et aux salariés inscrits qui l'ont choisi : identifiant de conversation et texte du message | Hors Union européenne |
La Suisse bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne : le niveau de protection y est reconnu équivalent à celui de l'Union européenne. Si un prestataire fait appel à un sous-traitant situé hors de l'Union européenne, le transfert est encadré par les garanties prévues par le RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne).
À savoir sur les e-mails : notre prestataire Brevo ajoute à chaque e-mail un pixel de suivi et redirige les liens par ses serveurs, pour des raisons de sécurité et de délivrabilité ; ce suivi ne peut pas être désactivé et nous l'avons configuré en mode anonyme. oddy n'utilise pas ces informations.
Rappels de l'agenda sur Telegram (au choix de chaque élu) : un élu peut relier son compte au fil Telegram d'oddy pour y recevoir les rappels de l'agenda. oddy ne reçoit ni son numéro de téléphone ni ses messages ; il conserve seulement l'identifiant de la conversation, pour y envoyer les rappels. Ces messages restent sobres (titre de l'événement, date, heure et lien vers oddy : jamais le lieu ni les détails). Telegram est un service établi hors de l'Union européenne, qui applique sa propre politique de confidentialité ; l'élu peut arrêter à tout moment, depuis oddy ou en envoyant /stop.
Abonnement à l'agenda dans un calendrier : si un élu ajoute l'agenda du CSE à son application de calendrier (Google Agenda, Calendrier d'Apple, Outlook) grâce à son lien personnel, le fournisseur de cette application reçoit les événements de l'agenda. C'est un choix personnel de l'élu ; le lien peut être remplacé ou supprimé à tout moment.
7. Combien de temps ?
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Compte d'un élu | Tant que la personne a accès à au moins un espace de CSE ; supprimé sur demande |
| Contenus d'un CSE (procès-verbaux, documents, fiches, journal d'activité) | Pendant l'utilisation du service par le CSE ; à la fin, lecture seule pendant 3 mois pour tout télécharger, puis suppression définitive |
| Documents mis à la corbeille du coffre-fort | 30 jours, puis suppression définitive |
| Affiches créées par l'intelligence artificielle | Dans l'espace du CSE, jusqu'à leur suppression (6 dernières versions de chaque affiche) ; chez OpenAI : 30 jours au plus (détection des abus) |
| Enregistrements des réunions | Jusqu'à la validation du procès-verbal, au plus 90 jours |
| Inscription d'un salarié aux informations d'un CSE | Jusqu'à sa désinscription (effacement immédiat) ou la fin d'utilisation d'oddy par le CSE ; inscription non confirmée : 7 jours (Telegram jamais relié : 24 heures) |
| Lien de consultation transmis au président | 30 jours |
| Session de connexion | Jusqu'à la fermeture du navigateur, au plus 12 heures |
| Tentatives de connexion (protection contre les abus) | 24 heures |
| Liens envoyés par e-mail | Invitation : 14 jours · vérification d'adresse : 2 jours · mot de passe : 1 heure · code de connexion : 10 minutes |
| Sauvegardes chiffrées | Rotation automatique, au plus 6 mois |
| Journaux techniques (adresses IP) | 14 jours |
8. Sécurité
- Connexions chiffrées (HTTPS) ; code de sécurité à deux facteurs proposé à chaque élu et exigé pour l'administration d'oddy.
- Données de chaque CSE dans une base séparée ; aucune donnée d'un CSE n'est visible par un autre.
- Site, bases de données et fichiers hébergés en Suisse, sur un serveur dédié à oddy, non partagé avec d'autres clients : accès d'administration par clé uniquement, pare-feu, mises à jour de sécurité automatiques ; le site et le traitement des documents fonctionnent sous des comptes séparés.
- Documents du coffre-fort et enregistrements chiffrés un par un (XChaCha20-Poly1305), avec une clé propre à chaque fichier.
- Sauvegardes chiffrées avant leur envoi, conservées en Suisse.
9. Cookies
oddy dépose un seul cookie : celui de la session, sur l'espace des CSE et sur les pages publiques des CSE (page d'actualités, inscription), où il protège les formulaires contre les envois frauduleux et retient, jusqu'à la fermeture du navigateur, le code d'accès des salariés s'il a été saisi. Il est strictement nécessaire au fonctionnement du service ; il ne sert à aucun suivi et ne nécessite donc pas votre consentement. Sur la page d'un CSE, vos propres réactions (« J'aime »…) sont retenues dans votre navigateur (stockage local), seulement pour que vous puissiez les retirer : rien n'en est transmis. Aucun cookie n'est déposé sur les autres pages publiques du site.
10. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition sur vos données. Pour votre compte, écrivez-nous à support@oddy.fr ; vous pouvez aussi modifier vous-même votre nom et votre mot de passe dans votre espace. Pour les contenus d'un CSE, adressez-vous d'abord au CSE concerné, responsable de ces données ; nous l'aiderons à vous répondre.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr).
11. Salariés inscrits aux informations d'un CSE
Si vous vous êtes inscrit pour recevoir les informations d'un CSE (par e-mail ou sur Telegram) :
- Responsable : le CSE, qui envoie les messages ; oddy est son sous-traitant et n'utilise vos coordonnées pour rien d'autre.
- Données : votre adresse e-mail (confirmée par un lien) et/ou l'identifiant de votre conversation Telegram, votre prénom et vos groupes si vous les indiquez. oddy ne reçoit jamais votre numéro de téléphone.
- Accès : seuls les membres du CSE à qui l'administrateur de l'espace a ouvert le carnet de contacts voient la liste des inscrits. Elle n'est transmise ni à l'employeur ni à personne.
- Envoi : les e-mails passent par Brevo (France) ; les messages Telegram par Telegram, service établi hors de l'Union européenne, qui applique sa propre politique de confidentialité.
- Désinscription : en un clic depuis chaque message, depuis votre page d'abonnement, ou en envoyant /stop sur Telegram. Votre inscription est alors effacée.
- Vos droits : pour toute demande, adressez-vous au CSE, ou écrivez-nous à support@oddy.fr ; nous l'aiderons à vous répondre.
12. Page d'actualités d'un CSE
Chaque CSE peut publier ses actualités sur une page hébergée par oddy (adresse en /cse/…). Le CSE est responsable de ce qu'il y publie (textes, photos, documents) ; oddy l'héberge pour son compte.
- Visiteurs : aucune mesure d'audience, aucun traceur, aucune publicité. oddy ne sait pas qui lit la page.
- Réactions : seuls des compteurs sont enregistrés (« 12 J'aime »), jamais qui a réagi. Pour limiter les abus, l'adresse IP sert un court moment sous forme d'empreinte (au plus 24 heures).
- Publications réservées aux salariés : protégées par un code commun, retenu dans la session du navigateur jusqu'à sa fermeture.
- Photos : réduites et débarrassées de leurs informations cachées (lieu GPS, appareil) avant d'être publiées. Si vous figurez sur une photo et souhaitez son retrait, adressez-vous au CSE, ou écrivez-nous à support@oddy.fr.